E-mails corporativos

Algumas “regras” básicas para padronizar seus e-mails corporativos

Cabeçalho dos e-mails

Ao enviar um e-mail para mais de uma pessoa, fique atento para saber se todos podem conhecer a lista de quem estará recebendo a comunicação.

Você não tem o direito de divulgar o endereço eletrônico de ninguém, portanto, use sempre que possível o cabeçalho com “Cco” (Com cópia oculta).

Assunto

O assunto deverá ter no máximo 3 palavras e servirá como título ou resumo do conteúdo. Podemos também usar uma palavra que desperte interesse, como por exemplo:

- “Convocação para reunião de metas”
- “Regras para envio de e-mail”
- “Informações de faturamento março”
- “Tabela de preços e prazos”

Conteúdo

Para podermos fixar nossa imagem, nossas correspondências deverão seguir alguns padrões:

- Padronize o texto / estilo das correspondências (com adaptações)
- Facilite a leitura utilizando marcadores e listas
- Quebre o texto em pequenos blocos
- Prefira frases curtas
- Utilize fontes padrão (“Arial” por exemplo)
- Não use emoticons ou piadas
- Use o corretor ortográfico e um dicionário de sinônimos
- Mantenha-o sucinto e cordial e não permita que as discussões por e-mail se prolonguem por uma eternidade
- Decodifique suas mensagens o máximo possível. Diga exatamente como você quer que as coisas aconteçam
- Evite ser austero, crítico e ofensivo, pois os resultados podem ser negativos, deixe para as reuniões presenciais
- Encoraje as pessoas a responderem usando perguntas. Isso equivale a deixar a porta do seu escritório aberta.

Nossos produtos e serviços precisam ter qualidade e beleza. Nossa correspondência também deverá ter qualidade, beleza, conteúdo e personalidade.

Use português simples e objetivo, informações corretas (confirmadas) e livres de erros de ortografia e gramática.

Assinatura do final da correspondência comercial

Assine com as informações do seu cartão de visitas. Tenha sua assinatura padronizada na configuração do programa que você usa para envio de e-mails.

- Seu nome
- Nome da empresa (ou logomarca)
- Telefone
- Fax
- Endereço eletrônico
- Endereço completo

Resposta de e-mail

Todo e qualquer e-mail comercial, pode e deve ser respondido imediatamente ao recebimento. Se não for possível, responda no mesmo dia, ainda que seja feito a noite, para que esteja disponível na primeira hora do dia seguinte.

Caso não tenha ainda as informações solicitadas em um determinado e-mail, mostre-se atento enviando uma breve mensagem, algo como:

Prezado Fulano, Com relação a sua solicitação, estou tomando as providências necessárias e retornarei o mais breve possível.

Atenciosamente (Assinatura)

Não use resposta automática.

Ao responder um e-mail ou redirecioná-lo

- Apague todo o conteúdo anterior (outras fases da “conversa”)
- Apague também os endereços eletrônicos das “conversas” anteriores

Deixar acidentalmente outras fases da “conversa” anexadas, pode prejudicar as outras pessoas e demonstrar falta de cuidado e postura ética com o próximo.

Padronização

Vale lembrar que devemos ter tudo padronizado, para ganharmos tempo e eficiência.

- Modelo de respostas aos clientes com reclamações
- Modelo de respostas aos clientes solicitando informações
- Agradecimentos
- Informações

Marcos Frauches é palestrante e consultor de Marketing