Mesa lotada de trabalho: sanar sem pirar

Tem dias em que a lista de pendências só parece aumentar. E por mais que você se atente a ela, mais tarefas surgem e o que parecia ser para amanhã era para ontem. A falta de organização no trabalho não só prejudica o desempenho do profissional, como aumenta o estresse, a ansiedade e piora a qualidade de vida. Afinal, quem nunca ficou além do horário tentando terminar aquela tarefa que não conseguiu fazer ao longo do dia?

A nova dinâmica do mercado de trabalho, que exige cada vez mais profissionais multitarefas distribuídos em equipes cada vez menores, muitas vezes não acompanha a dinâmica dos próprios colaboradores. Nesse cenário, o excesso de pendências é consequência direta do volume de trabalho ou da falta de organização dos profissionais.
Independentemente do motivo, dá para organizar as pendências sem pirar e sem ficar fazendo horas e mais horas extras. Basta se habituar a uma estratégia de planejamento. “As pendências vão surgindo de acordo com a falta desse planejamento”, avalia a consultora da Triad PS, consultoria especializada em tempo e produtividade, Valeria Nakamura. “Só existe uma solução: disciplina e método”, completa o diretor regional São Paulo da De Bernt Entschev, Julio Bonrruquer.
Relacionando as pendências
Quem costuma ter muitas pendências já deve ter feito isso: listá-las. E, como muitos devem ter percebido, a simples listagem das tarefas a fazer pode não dar muito certo. “A lista de pendências é o primeiro passo para você se enrolar ainda mais”, acredita o gerente de Projetos em Desenvolvimento de Pessoas do Idort-SP, Danilo Afonso.
Colocar uma pendência atrás da outra pode ser eficaz para mostrar ao profissional a quantidade do trabalho a fazer. E o tamanho da lista pode fazer os profissionais ficarem desesperados em demasia ou relaxarem ainda mais. A grande questão no método mais simples de organização não é a quantidade, mas a qualidade e tempo de duração das tarefas. “Para planejar, você deve perceber o que pode ficar para depois”, afirma Bonrruquer.
No planejamento, é preciso, sim, listar, mas definindo prioridades. “Quando você coloca no papel, você sabe o tamanho do problema e fica mais fácil”, diz Bonrruquer. “Mas é preciso classificar as tarefas, até para diminuir a ansiedade do profissional”, ressalta. O especialista recomenda aos colaboradores registrarem na lista as tarefas que são urgentes, as que são indiferentes e aquelas que não têm prazo para serem entregues.
Para além da priorização, Valeria acredita que é preciso definir um planejamento semanal das atividades, com tempo de início e término. Para ela, ficar atento ao e-mail de cinco em cinco minutos, tanto o pessoal como o corporativo, demorar excessivamente ao tomar café e resolver problemas pessoais durante o horário de trabalho diminuem significativamente o tempo ativo do profissional. “Perdemos mais tempo nessas pequenas coisas”, afirma. E quando se lista as tarefas com tempo pré-determinado fica mais fácil saber em que ponto estamos gastando tempo demais.
Evidente que a especialista considera importante reservar um momento do dia para resolver pendências pessoais, uma vez que os profissionais passam a maior parte do seu tempo dentro da empresa. Além disso, deixar de resolver alguns problemas podem aumentar a ansiedade e o estresse. Resultado: ainda que o profissional não se atente aos seus problemas durante o trabalho, ele não conseguirá ficar focado o suficiente para produzir bem. Tudo deve ser bem dosado.
Afonso utiliza um método um pouco diferente da lista de pendências. Para ele, dividir uma planilha em quatro quadrantes ajuda a visualizar melhor o que deve ser feito agora e o que pode ser feito depois, sem pressa. No primeiro quadrante, lista-se as pendências que são urgentes e importantes. “Essas têm de ser resolvidas na hora”, enfatiza.
No segundo quadrante ficam as tarefas que são urgentes, mas não são importantes. “E por que não resolver em segundo lugar as que são importantes? Porque as urgentes não permitem que pensemos. É preciso tirar as pendências urgentes da frente, porque senão elas ficam martelando na nossa cabeça”, explica o especialista.
Depois de resolver as pendências urgentes, mas não importantes, você terá mais tempo para pensar em como tirar da lista as tarefas importantes e não urgentes. Nessa hora, atenta Afonso, é preciso ponderar, pois corre-se o risco de o profissional ficar apenas no segundo passo, o de resolver as tarefas urgentes. “Nesse estágio, é preciso não perder de vista o que é importante”, enfatiza. Por último, no quarto quadrante da planilha, coloque as tarefas que não são urgentes nem importantes. “Acumulamos pendências porque, no dia a dia, resolvemos essas tarefas primeiro”, explica.
De olho no SEU trabalho
Manter o foco e o planejamento certamente fará o profissional não se perder no meio de tanto trabalho. E, embora os métodos indicados pelos especialistas ouvidos sejam consolidados, eles podem variar de acordo com o próprio perfil do profissional. Antes disso, porém, é importante que cada um fique atento ao que de fato lhe compete fazer. “Será que as tarefas que estão comigo são realmente minhas?”, questiona Afonso.
“É importante que ao fazer esse planejamento os profissionais tenham um propósito, adotem uma metodologia e se disciplinem”, afirma Valeria, da Triad PS. “Essa mudança não é fácil, mas a partir do momento em que você se organiza, você demora de três a quatro semanas para sanar as pendências”, explica.
Para Bonrruquer, da De Bernt, adotar um planejamento é uma questão de hábito, que deve ser internalizado. “O importante é resolver no seu tempo”, afirma. Ter clareza no que se tem de fazer e na relevância dessas atividades é outro fator importante nesse planejamento, na avaliação de Afonso. “Que ele saiba o que é urgente e urgente para quem. Temos de aprender a dizer não e a negociar, quando for preciso. E entender que não dá para fazer tudo ao mesmo tempo porque nem tudo tem o mesmo grau de importância”.


Fonte: InfoMoney - Camila F. de Mendonça

Sorria você está sendo vigiado

Implantar uma política clara de monitoramento de e-mails pode ajudar a proteger as informações da empresa sem prejudicar a confiança entre gestores e funcionários.

Com tanto recurso tecnológico à disposição, aumenta a preocupação com o vazamento de informações e, junto com ela, o número de empresas que optam por implantar uma política de monitoramento de e-mails entre seus funcionários. Apesar de não ser considerada um crime, a prática mal esclarecida pode prejudicar o relacionamento entre gestores e funcionários. A conclusão é parte de uma pesquisa feita na Central Connecticut State University, nos Estados Unidos, e divulgada pelo "Journal of Business Communication".

No estudo, mais de 300 profissionais de empresas privadas e públicas, de diferentes idades e cargos, participaram de testes psicológicos para analisar sua relação com seus colegas e superiores. O resultado mostrou que aqueles que acreditam que suas correspondências eletrônicas estão sendo vigiadas sem o devido cuidado tendem a confiar menos em seus chefes e colegas de trabalho, prejudicando o ambiente como um todo.
Além disso, os que trabalham em companhias com mais restrições são mais propensos a ficar desconfiados sobre o respeito que seus gestores têm por sua vida particular, o que pode gerar um impacto negativo na saúde financeira da empresa, que acaba tendo mais gastos com a substituição de funcionários insatisfeitos com a falta de privacidade.

Moderação e transparência
Diante desse cenário, faz-se necessário promover ações que despertem segurança e confiança na equipe em relação às práticas adotadas pela empresa. Para isso, é fundamental explicar com clareza os reais motivos que levaram à adoção de uma política de monitoramento de e-mails, como evitar o vazamento de informações importantes ou o assédio moral.
Para Nereida Salette, docente do curso de administração de empresas da Universidade Presbiteriana Mackenzie, quanto maior a transparência, maior a possibilidade de realizar uma discussão construtiva sobre o tema. "Os gestores precisam ter em mente que a fantasia dos funcionários é muito grande e que sua insatisfação aumenta à medida que o nível de informação recebida por eles diminui", afirma.
Por isso, é fundamental mostrar os critérios adotados, buscando implantar uma política moderada que ajude a coibir os excessos, sem extrapolar os limites da necessidade. Na visão da especialista, uma boa maneira de contribuir nesse processo de transparência é dar uma diretriz geral aos funcionários, no início de cada dia, esclarecendo suas responsabilidades civis e penais diante das informações da empresa.
A docente lembra ainda que a organização não pode se dar ao luxo de simplesmente bloquear as ferramentas eletrônicas, afinal são elas as responsáveis por inúmeras facilidades implantadas no nosso dia a dia. "A empresa precisa ter sensibilidade para saber que o funcionário não se desliga da vida pessoal no trabalho e vice-versa. Por isso, faz-se necessário adotar políticas flexíveis, mas, é claro, sem pôr em risco as informações da organização", finaliza.

Site: Visa Vale

Receita Federal alerta contribuintes sobre fraudes - Ag Br

A Receita Federal está preocupada com os falsários que enviam mensagens pelos Correios solicitando ou intimando os contribuintes a regularizarem os dados cadastrais. Os crimes vêm ocorrendo há anos e acontecem sempre no período que antecede a entrega da declaração do Imposto de Renda. 

Os falsários que enviam as cartas, segundo a Receita, se passam por servidores da Receita Federal, mas na verdade querem dados do contribuinte, como o número e a senha da conta bancária e de outros documentos. 

A Receita alerta que os contribuintes que precisarem fazer alterações, regularizações e consultas cadastrais devem utilizar o site da Receita Federal, por meio do portal chamado e-CAC, o Centro Virtual de Atendimento da Receita. 

Caso não consiga resolver o problema por meio do e-CAC, o contribuinte deve procurar uma Central de Atendimento ao Contribuinte nas unidades da Receita Federal. 

Os contribuines também devem ficar atento às mensagens de correio eletrônico. A Receita Federal informou que não envia e-mail com informações para os contribuintes.